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Bibliotecóloga y Archivista (Colombia) / Miembro del Equipo de Consultores Internacionales (ECI) de la Fundación Ciencias de la Documentación.

¿Cómo o en qué año se inició en el trabajo archivístico?

Soy Bibliotecóloga y Archivista, egresada de la Universidad del Valle en Cali, Tecnóloga en Bibliotecología, (1972) y Bibliotecóloga y Archivista de la Universidad de la Salle, (1975) de Bogotá. Realicé estudios de Archivística en el Centro Interamericano de Formación de Archiveros, convenio OEA-Universidad Nacional de Córdoba, Argentina, 1977, y en 2005, estudios de Maestría en Investigación Social Interdisciplinaria, en la Universidad Distrital de Bogotá. El trabajo archivístico lo inicié en la Universidad de la Salle como docente de varias asignaturas de esta disciplina durante los primeros cuatro años de ejercicio profesional, tiempo que alternaba con funciones de dirección en el Departamento de Biblioteca, Documentación y Publicaciones de la Universidad Distrital.

¿En qué organizaciones se ha desempeñado, o cómo se desarrolló su carrera profesional?

En el campo Bibliotecológico, en un periodo de veinte años (1972-1992) tuve la oportunidad de ser Jefe de la Hemeroteca, Subdirectora y Directora de la Biblioteca Nacional de Colombia. Coordinadora de la Red Colombiana de Bibliotecas Públicas del Instituto Colombiano de Cultura, hoy Ministerio de Cultura. Dicha coordinación comprendía actividades de: Asesorías a entidades del orden nacional, departamental y municipal, en los aspectos de planeamiento, organización y prestación de servicios bibliotecarios y culturales; capacitación: Elaboración y desarrollo de proyectos de capacitación, preparación de documentos para entrenamiento de personal de las Bibliotecas Públicas y Casas de la Cultura del país. Elaboración de guías y manuales sobre organización de diferentes servicios culturales para la comunidad. Planeamiento y coordinación de la Red Colombiana de Bibliotecas Públicas; y en el campo de las bibliotecas universitarias me desempeñé como Directora del Departamento de Biblioteca, Documentación y Publicaciones de la Universidad Distrital, responsable de la organización y dirección de los servicios información, documentación y publicaciones para estudiantes, profesores e investigadores. He escrito materiales y textos sobre cultura popular y bibliotecas públicas; la biblioteca pública como centro de desarrollo cultural comunitario, guías y manuales sobre la materia, entre otros. En la actualidad Asesoro a la Biblioteca Nacional en asuntos de Patrimonio Bibliográfico.

En el campo Archivístico, en un periodo de 16 años, (1992-2007) desempeñé el cargo de Jefe de la División de Programas Especiales del Archivo General de la Nación de Colombia, con la responsabilidad de Coordinar el Sistema Nacional de Archivos, SNA, creado mediante la Ley 80 de 1989. Dicha coordinación comprendía: Asesorar a la dirección de la entidad en la formulación de políticas, directrices y normas para el desarrollo de la función archivística en Colombia; Orientar la implementación de la estructura del SNA en los niveles nacional, departamental y municipal así como por sectores y funciones archivísticas; formular programas, proyectos y actividades de capacitación y formación para personal de archivos y prestar asistencia técnica en el campo. Promover y ejecutar convenios a nivel nacional e internacional. He escrito materiales y textos sobre Capacitación Archivística, el Archivo Personal, el Sistema Nacional de Archivos, entre otros temas. Actualmente presto servicios como asesora y consultora en proyectos archivísticos, y conferencista de programas en este campo.

¿Cómo ve la evolución de la archivística en los últimos 5 años?

La Ley 80 de 1989, la Ley 594 de 2000, “Ley General de Archivos”, el Decreto 4124 de 2004, los Acuerdos del AGN, entre otras disposiciones, han significado para Colombia el contar con instrumentos muy importantes para el adecuado desarrollo de la función archivística tanto para el sector público como para el sector privado que atiende funciones públicas, las organizaciones y entidades privadas que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos y las instituciones archivísticas que sean declaradas de interés cultural. El trabajo realizado por el Archivo General de la Nación, su función como ente rector de la política archivística, y las múltiples actividades en la conformación y desarrollo del Sistema Nacional de Archivos, SNA, las labores normativas, de capacitación y actualización de personal para archivos, la publicación de materiales, guías, manuales, memorias, entre otros, el trabajo colectivo con amplia participación en Comités Asesores Sectoriales y por Funciones Archivísticas del SNA en el estudio y formulación de propuestas sobre diferentes materias, el liderazgo de la entidad como el primer Archivo del país, el reconocimiento dado por los gobiernos a su labor expresado en apoyo a sus iniciativas, así como la labor de las universidades, asociaciones gremiales y de otros archivos del país, junto con el concurso de archivistas, investigadores, y profesionales que han visto en los archivos una fuente fundamental para la gestión administrativa y la memoria, constituyen entre otros muchos aspectos, componentes sustanciales del impacto que ha tenido la archivística en Colombia en los últimos años.

¿Qué retos plantea al archivero la gestión y conservación de la documentación electrónica?

La gestión y conservación de la documentación electrónica constituyen hoy por hoy uno de los grandes desafíos que tiene el archivista en tanto que ha sido una constante en muchas organizaciones el considerar que esto es asunto de los encargados del área de sistemas y tecnología, y que por lo mismo son éstos profesionales los que indican el qué y cómo debe manejarse dicha documentación sin tomar en cuenta principios y parámetros archivísticos lo que ha generado situaciones -en la mayoría de los casos conocidos- de completa desarticulación impidiendo el tener una gestión documental integral en las instituciones. Éstos profesionales son unos de los grandes aliados naturales del archivista, y en este orden debe posicionarse el tema en las organizaciones. Es el archivista, con su apoyo y el de los demás profesionales, quien debe orientar y monitorear el desempeño de toda la estructura de la entidad en el desarrollo de los ocho (8) procesos de la gestión documental y que son los mismos cuando se alude a la documentación y a la configuración de archivos en medio electrónico, que comprenden: la Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de los documentos.

Dado que se incrementa progresivamente la gestión de los documentos electrónicos ¿cómo están siendo administrados?

La incorporación de las tecnologías de la información y la comunicación, TICs, en forma cada día más amplia en las organizaciones obliga la definición previa a su implementación de los principios, políticas, parámetros metodológicos y estándares archivísticos que se aplicarán, para asegurar la viabilidad, su permanencia en condiciones de inalterabilidad y garantizar el acceso a los documentos en los sistemas informatizados durante el tiempo que esté estipulado en las respectivas Tablas de Retención Documental. Ello implica el compromiso de la alta dirección y de todo el personal de la institución, mediante directivas de carácter normativo basadas en las disposiciones legales vigentes, y la asignación de recursos con previsión de futuro, la capacitación y actualización con la periodicidad que sea proyectada en los diferentes niveles, igualmente el control permanente de éstas condiciones, para blindar el sistema de riesgos, que van desde la rápida obsolescencia del equipamiento y de los programas que soportan el manejo de la información, la carencia de recursos económicos para solventar tal situación, hasta los errores por el inadecuado manejo de los mismos.

¿Cree usted que la formación que reciben los archiveros está respondiendo al momento tecnológico de los archivos?

Considero que se han dado pasos muy importantes en la formación de los archivistas en Colombia, al hacer énfasis en los aspectos normativos y tecnológicos para el adecuado manejo de la Gestión Documental. El país cuenta hoy con una buena “caja de herramientas” resultado del desarrollo de la legislación en la materia y ello ha sido de muy buen recibo en las instituciones de formación en los niveles tecnológico y profesional, por ser el camino que las hace competitivas en un mercado laboral que se incentiva y demanda cada día más profesionales de la archivística. Hace falta instrumentar algunos de los mecanismos de inspección, vigilancia y control archivísticos dados por la ley y en ese orden, como en una cadena productiva, se presiona mayor sintonía entre los programas académicos y la realidad archivística del país.

¿Cómo observa el comportamiento de la administración pública y los administrados respecto de los archivos públicos en su país?

La administración pública ha ido mejorando en materia archivística y ello por supuesto representa una mejor relación entre ésta y los administrados, en tanto la comunicación entre las partes se sustenta en la documentación sin importar cual sea su soporte. Sin embargo es una constante en las entidades públicas y en las privadas que cumplen funciones públicas, el tener fondos documentales acumulados, sin aplicación de parámetros archivísticos, que dificultan las labores y que hacen dispendiosa la atención a los usuarios con las consecuentes pérdidas de tiempo y de recursos. Ha sido difícil para los directivos de las entidades comprender la necesidad de la organización de estos fondos sobre todo por los altos costos que conlleva el hacerlo. También son aún muchas las entidades que tienen pendientes labores fundamentales del trabajo archivístico, y por ello la insistencia del Archivo General de la Nación en atender junto con los Consejos Territoriales de Archivos las funciones de vigilancia, con la concurrencia de los entes de control, la Procuraduría, la Contraloría y las Superintendencias, entres otras instituciones competentes.

¿Cómo impactan los archivos en aspectos como el acceso a la información y los derechos de los ciudadanos?

Siendo los documentos el lenguaje natural por medio del cual la administración se expresa y sustento de la relación entre ésta y los administrados, el acceso a la información representa uno de los medios más importantes, que asegura el respeto de los derechos ciudadanos y el cumplimiento de los deberes de las partes, involucrados en cada situación. Tanto así que muchos países han incorporado en sus Constituciones el acceso a la información como un derecho en sí mismo y que tiene conexidad con todos los demás derechos de los ciudadanos, compartiendo esquema en la categoría de fundamental según la vinculación que tenga en el asunto que se invoca.

¿Qué propondría como elemento fundamental para apoyar el desarrollo o la protección de los archivos públicos de su país?

El desarrollo de los archivos públicos del país se obtiene por la aplicación de las políticas públicas, la normatividad en la materia, la formación de personal para archivos, la asignación de recursos y la generación de una cultura archivística en todos los ámbitos de la sociedad. Hoy Colombia dispone de un Plan Nacional de Desarrollo, 2006-2010, que ha dado espacio a la gestión documental en las principales estrategias relacionadas con el Gobierno de la Información. Considero que el darle alcance, contenido y continuidad a dichas políticas sería un elemento fundamental para apoyar el desarrollo y la protección de los archivos públicos del país.

Dentro del trabajo archivístico ¿en qué áreas se siente más cómoda?

Me gusta mucho estudiar sobre la relación entre la archivística, la administración y el derecho, y realizar trabajos de investigación para sustanciar propuestas sobre aplicaciones en la formulación de políticas, aspectos normativos y metodológicos en lo que corresponde a los archivos por sectores económicos y sociales; y en lo funcional para el adecuado manejo y organización de los documentos y los archivos desde la perspectiva de los procesos que integran la gestión documental.

¿Cuál es el aspecto que según su punto de vista debe ser más trabajado o investigado archivísticamente?

Dos aspectos considero relevantes para ser investigados archivísticamente y son por una parte la Valoración Documental y por la otra el Documento Electrónico de Archivo y los archivos que se configuran por este medio. La identificación de criterios para la valoración tanto primaria como secundaria de series y sub series documentales constituye una necesidad y un gran aporte al proceso de organización de archivos. En cuanto al documento y archivo electrónico, me parece importante afinar mecanismos que aseguren la inalterabilidad de la información, la perdurabilidad de los medios de comunicación y soportes de la información y los protocolos de migración conforme evolucionen las soluciones y aplicativos de software, así como el hardware en el empleo de las tecnologías de la información y la comunicación.

Se habla mucho del trabajo multidisciplinario en archivos ¿cuál es su opinión al respecto?

Soy una convencida de que el trabajo multidisciplinario es connatural al desempeño de la función archivística en las organizaciones; por fuera de este esquema “no hay salvación”. En el desarrollo de todos los procesos de la gestión documental participan profesionales de diferentes disciplinas, desde la producción hasta la disposición final, -punto (4) de esta entrevista- y por ello su concurso es fundamental.

Para finalizar doy las gracias a la Fundación Ciencias de la Documentación por esta oportunidad de compartir información sobre mi desempeño laboral y algunas inquietudes profesionales en los campos bibliotecológico y archivístico, los cuales me han proporcionado muy gratas experiencias.

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