Profesionales de la
Información y Documentación

Alicia Barnard Amozorrutia es consultora de archivos. Fue directora del Centro de Documentación Institucional de la Secretaría de Salud en México / Miembro del Equipo de Consultores Internacionales (ECI) de la Fundación Ciencias de la Documentación.

¿Cómo o en qué año se inició en el trabajo archivístico?

Después de haber colaborado como secretaria particular del Subsecretario de Servicios de Salud y del Director General de Fomento a la Salud en la Secretaría de Salud en 1990 fui nombrada directora del Centro de Documentación Institucional (CDI) de esa dependencia. En el CDI tenía funciones asignadas para elaborar normas y lineamientos para el manejo de archivos, coordinar archivos de trámite, concentración y el archivo histórico, asimismo, estaba a cargo de centro documental donde se hacía acopio y procesaban para su divulgación las publicaciones que en materia de salud pública se editaban por la propia dependencia.

En el CDI ya desde los 90's era posible tener acceso a la información pública relevante en materia de salud pública tanto para los interesados por sus actividades o investigación, los ciudadanos y los propios funcionarios, aunque todavía la información de archivos administrativos no era pública ya que aún no se contaba con una Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Al parecer es la vocación del CDI por la cual a partir de 2004 fue la sede de la Unidad de Enlace de la Secretaría de Salud, como tal el CDI tenía a cargo la recepción y gestión de las solicitudes de acceso a la información, el control del portal de transparencia.

¿En qué organizaciones se ha desempeñado, o cómo se desarrolló su carrera profesional?

Mi formación profesional es de bachiller y me adentro en el campo de la archivística a partir de 1990, primero abruptamente al hacerme cargo del CDI, donde en un principio me enfrenté a la práctica diaria. Debo señalar que no es la mejor manera de abordar una actividad, aunque ciertamente fue una experiencia extraordinaria ya que a la fecha los archivos han sido para mi desarrollo profesional un parteaguas, en principio un reto difícil, ya que había que lidiar con conocimientos escasos, con la falta de interés por los archivos tanto por parte de las autoridades, como por aquellos que los tenían a su cargo y con recursos escasos para cumplir con las funciones.

A la vuelta de los años me parece que esas fueron las razones por las cuales decidí que si era posible impulsar un proyecto diferente que impactara de alguna manera en los archivos de la Secretaría de Salud. Es así que 1991 se desarrollaron textos de capacitación, en 1994 el Compendio Técnico para la Administración de Documentos y Archivística incluía ya un cuadro de clasificación por funciones, una guía general para la integración, transferencia, selección histórica o baja de documentos, lineamientos específicos para ciertas series documentales, esquemas de organización y necesidades de recursos humanos y equipamiento para unidades de archivo de trámite. Sería imposible hablar de capacitación pero si mal no recuerdo en los 17 años que tuve a mi cargo el CDI se puede hablar de miles de servidores y funcionarios públicos a los que se capacitó, culmina esta labor con un diplomado que organizado con la Universidad Autónoma Metropolitana para los responsables de archivos de trámite en 2005 y con la elaboración del manual para la operación de archivos en 2004. A la inversa de cualquier profesional de la archivística me introduzco en principio a la práctica y posteriormente a la teoría cuando las tecnologías de la información y comunicación aparecen con gran fuerza en el trabajo cotidiano y mis preguntas sobre los archivos electrónicos y digitales crecen de tal manera que había que estudiar tanto la teoría archivística como los temas relacionados con los archivos digitales.

Debo señalar que si bien no tengo una carrera universitaria si cuento con una Alma Mater, el Archivo General de la Nación en mi País, ya que como representante de mi dependencia ante el Comité Técnico Consultivo de Unidades de Correspondencia y Archivo aprendí de otros, participé y colaboré en diferentes proyectos en esa Institución y recibí reconocimientos en 1992 y en el 2000 por mi trayectoria en el ámbito.

¿Cómo ve la evolución de la archivística en los últimos 5 años?

La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental que entró en vigor en 2003, así como otras leyes semejantes en el ámbito estatal y la reciente modifcación a la Constitución de los Estados Unidos Mexicanos en su artículo 6o., donde se dispone que se deberá contar con archivos actualizados, son motor indiscutible que han favorecido a la mejora de los archivos institucionales, ha quedado claro para las autoridades que archivos desorganizados son sinónimo de opacidad en las acciones de gobierno. De ahí que sin temor a equivocarme en el Gobierno Federal en México las acciones orientadas a mejorar la organización de los archivos en formato tradicional no tienen comparación, aunque no es así en cuanto a archivos digitales.

En el lapso de 5 años a partir de que el Archivo General de la Nación emitió los lineamientos para la organización y conservación de archivos de la Administración Pública Federal, las dependencias y entidades del Gobierno Federal ya cuentan y han instrumentado un cuadro de clasificación por funciones, de igual manera han implementado sus catálogos de vigencia documental, una mayoría ya cuenta con un sistema de gestión documental y la promoción de bajas y rescates son tareas que ahora se desarrollan como parte del trabajo cotidiano en los archivos; asimismo, las dependencias y entidades cuentan con un esquema de organización interna conformado por una área coordinadora, los archivos de trámite, el archivo de concentración y, en ciertos casos un archivo histórico, esquema que ya funcionaba en los 90's pero que hasta ahora se ha visto reforzado.

No obstante lo anterior, aún se carece de una sólida legislación aunque recientemente la Cámara de Diputados ha aprobado una Ley Federal de Archivos, misma que se encuentra pendiente de aprobación por parte de la Cámara de Senadores. En los estados del país los niveles de desarrollo en cuanto a legislación, regulación y organización de archivos son aún disparejos, no obstante se percibe un avance importante.

¿Qué retos plantea al archivero la gestión y conservación de la documentación electrónica?

Principalmente la falta de conocimiento sobre el tema. Como parece suceder en otras partes los archivos digitales se encuentran generalmente a cargo de los profesionales de las TIC quienes tienen poco o nulo conocimiento acerca de la práctica archivística y de la cultura organizacional dentro de la cual se desarrollan sistemas que manejan información, misma que al ser generada a través de un proceso derivado de una función ya por esta única condición puede considerarse un archivo potencial. Por otra parte el archivero también requiere de conocimientos más amplios en cuanto a las TIC.

Dado que se incrementa progresivamente la gestión de los documentos electrónicos ¿cómo están siendo administrados?

Los sistemas de gestión documental que, en sí, se encargan de la creación y mantenimiento de los archivos sean éstos en formato tradicional o digital son ya una herramienta cotidiana dentro de las dependencias para la administración de archivos. No obstante aún no se han establecido las políticas o lineamientos para que éstos cumplan con ciertos requisitos que permitan presumir acerca de la autenticidad de los documentos que en esos sistemas se crean, mantienen y utilizan. De igual manera no existen lineamientos para el desarrollo o instrumentación de repositorios digitales para la preservación de archivos en el largo plazo.

¿Cree usted que la formación que reciben los archiveros está respondiendo al momento tecnológico de los archivos?

Después de revisar los planes curriculares de archivistas y expertos en ciencias de la información con carga académica en archivos, éstos cuentan con materias relacionadas con las TIC, no obstante no se encuentran materias específicas sobre archivos digitales y a la preservación de éstos, en lo general, se percibe la carencia respecto de la archivística contemporánea y su vínculo con el entorno de los archivos que se crean, mantienen y usan a través de las TIC.

Por otra parte en su calidad de profesionales de la archivística no son considerados dentro de las instancias responsables de las TIC o no son consultados en cuanto al desarrollo de sistemas que generan archivos digitales.

¿Como observa el comportamiento de la administración pública y los administrados respecto de los archivos públicos en su país?

Las disposiciones antes mencionadas sobre acceso a la información, transparencia y protección de datos, así como el cumplimiento de las funciones de las dependencias y la gestión de trámites de los ciudadanos ha permitido que las autoridades comprendan mejor la relevancia que para ello tienen los archivos organizados. También se percibe una mejora continua para satisfacer las relaciones y gestiones que las administraciones públicas tienen con los ciudadanos.

¿Cómo impactan los archivos en aspectos como el acceso a la información y los derechos de los ciudadanos?

Percibo que la ciudadanía en general no tiene claro que toda solicitud de acceso a la información y todo trámite que realiza ante una institución, en ejercicio de sus derechos, están sustentados en un expediente de archivo. Lo que es un hecho es que ante la negativa de acceso a información pública, la gestión de trámites engorrosos y tardados, la ciudadanía encuentra una ineficiencia de parte de las instituciones, si bien en ocasiones por la falta de calidad en los procesos, también en muchas ocasiones por la desorganización de los documentos no olvidemos cuando se nos pide documentación que ya hemos entregado, no una sino en varias ocasiones. Si ha esto se agrega a aquellos grupos de la sociedad que requieren atención especial como los indígenas o la población de la tercera edad se tiene que aún hay mucho por hacer para la mejora de procesos y la organización de archivos que respondan con agilidad y transparencia a los ciudadanos.

¿Qué propondría como elemento fundamental para apoyar el desarrollo o la protección de los archivos públicos de su país?

Me parece que se es necesaria la aprobación de la Ley Federal de Archivos, así como de aquellas que aún se requieren en entidades federativas que disponga la elaboración de regulación específica. En particular es muy urgente el establecer políticas, lineamientos, normas o buenas prácticas respecto del manejo de los archivos digitales y su preservación ya que la obsolescencia tecnológica está poniendo en riesgo la memoria de las instituciones.

¿Cuál es el aspecto que según su punto de vista debe ser más trabajado o investigado archivísticamente?

Como se mencionó anteriormente se requiere de llevar a cabo acciones y proyectos de investigación conducentes a la preservación de los archivos digitales y de su preservación, así como de aquellos factores que inciden en la autenticidad, precisión y fiabilidad de los mismos. Hasta ahora la legislación en la materia es escasa y confusa, ya que como se ha mencionado no se consulta a los archivistas y no se consideran las prácticas que a lo largo de la historia de la humanidad han servido para preservar la memoria de las instituciones. Dado que los sistemas de gestión, los propios documentos o información que en éstos sistemas se registran difieren, tanto desde el punto de vista tecnológico como desde la función o mecanismos de operación de los mismos, es importante considerar que las aplicaciones y metodologías de preservación y presunción de autenticidad pueden diferir, por tanto es sólo a través de la investigación que será posible establecer planes de acción.

Se habla mucho del trabajo multidisciplinario en archivos ¿cuál es su opinión al respecto?

El trabajo disciplinario en el entorno de los archivos digitales es una realidad y en particular me adhiero a la misma ya que la preservación de este tipo de archivos se inicia a partir de la creación del documento de archivo y si el mismo procede de entornos de e.gobierno, artes o ciencia son los profesionales de estas áreas, los expertos de las TIC, así como los archivistas quienes encontrarán las mejores soluciones en cuanto a los procesos y controles que servirán, tanto para las funciones por las cuales se crean como para la preservación en el largo plazo.

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