Archivología

Publicado el 4 de Abril de 2008

Conservación en los Centros Documentales

Jorge Miquitiansky
Primer licenciado en Archivología de Argentina
Responsable del Archivo de importante empresa de Córdoba

El siglo pasado ha conocido un desarrollo cultural impresionante, de forma que estamos asistiendo a la mayor súper especialización del conocimiento que ha conocido la humanidad. La primera consecuencia es que cada día aparecen nuevas publicaciones que pasan a formar parte de los depósitos de las hemerotecas y bibliotecas y, por tanto, sus fondos se renuevan diariamente.

Partiendo de este hecho, no es erróneo pensar que los dos principales problemas de los archivos y bibliotecas son el enorme volumen de sus fondos y su constante expansión. Por otra parte, los libros y documentos juegan un papel activo en el desarrollo cultural. Desde su llegada a los Centros Documentales son constantemente consultados, fotocopiados y, en ocasiones, maltratados por los lectores que los solicitan. De esta forma aparece la necesidad de su consulta y, como consecuencia directa, ritmos de alteración muy superiores a los de otro tipo de objetos.

Es evidente que los documentos son para utilizarlos y en este uso pueden sobrevenir multitud de peligros. Toda política debe insistir en extremar las medidas de precaución, para evitar el deterioro o destrucción de los documentos, tanto en el trabajo habitual de la organización de los fondos por parte de los empleados como en la utilización por los investigadores.

Comprender que el papel, como soporte principal de la gestión administrativa pública y privada, y por ende de los Centros Documentales, debe ser preservado desde el momento de su creación, pasando por su correcta manipulación e instalación en las unidades y de la forma que corresponda, hasta su llegada al depósito intermedio o definitivo.

Únicamente si comprendemos los fenómenos de alteración de los materiales documentales podremos llegar a desarrollar instrumentos de trabajo eficaces que permitan que la conservación no sea una carrera en la que gran parte de la documentación quede destruida por el camino sin que hayamos podido hacer algo por salvarla.

Es responsabilidad de la institución y sus directivos, elaborar un programa general de preservación de la documentación. Su finalidad es la de evaluar de forma objetiva el estado físico de los documentos mediante la revisión cuidadosa de los volúmenes, así como el control del medio ambiente interno del edificio: calidad de los anaqueles, idoneidad de la colocación de los documentos, estado de las cajas y de las encuadernaciones, etc.

Una vez cuantificados y establecidos los principales problemas se pasará a la adopción de políticas de intervención, determinando la más adecuada a cada centro: potenciación de determinadas políticas de conservación como la limpieza periódica de los depósitos, sustitución de fuentes de luz inadecuadas, estabilización química de los documentos, restauración de los objetos deteriorados, encuadernación de ejemplares, restricciones de acceso y uso, etc.

Aspectos no menos importantes son la realización de censos, charlas o conferencias dirigidas a usuarios y trabajadores del centro sobre la manipulación y uso correcto de la documentación o la elaboración de planes de emergencia para poner en práctica en caso de siniestro.

NOTA DEL AUTOR

El presente artículo está basado en una compilación de:

• Sánchez Hernampérez, Arsenio. La conservación en archivos y bibliotecas: problemática y perspectivas. Revista General de Información y Documentación, vol. 3 (2), 243-249, Edit. Complutense, Madrid, 1993.
• Martínez García, Luis. El Archivero y la planificación de la preservación.
  http://wotan.liu.edu/dois/data/Articles/julostogoy:1998:v:49:i:2:p:83-108.html

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