Sociedad del Conocimiento

Publicado el 30 de Octubre de 2008

Enfoque sistémico para el análisis de la gestión organizacional

Jaime Yanes Guzmán
Licenciado en Ciencia Política. Doctor en Filosofía
Profesor Universidad de Chile y de la Universidad Tecnológica Metropolitana Virtual

El pensamiento sistémico nos permite explicar lo que estudiamos en su totalidad, con un pensamiento organizado conscientemente. El pensamiento sistémico rechaza enfocar el estudio de la gestión organizacional sólo a través de alguna de sus partes, aislándola del conjunto y no teniendo, por tanto, presente las consecuencias que esas partes tienen en el todo. El pensamiento sistémico rechaza el enfoque reduccionista que supone entender la totalidad de los sistemas integrales dividiéndolas en partes pequeñas (análisis).

Una de las propiedades fundamentales de los sistemas de gestión es la emergencia. Esta propiedad nos hace suponer que a partir de patrones coherentes o propósitos comunes, la interrelación entre las partes de un sistema hace emerger algo que no es posible probar o verificar desde esas partes explicadas aisladamente unas de otras. Cualquier empresa se entiende sólo desde su todo sinérgico, no de sus particularidades.

Una segunda propiedad de los sistemas de gestión es su recursividad. Esto nos lleva a señalar que todo sistema contiene y está contenido en otro sistema. Podemos, entonces, concluir que las partes y las relaciones que componen un sistema, son a su vez sistemas, y el sistema pasa a ser parte de otro sistema, y así sucesivamente.

Una tercera propiedad es la existencia del observador. Los sistemas de gestión no son sino “distinciones explicativas” que un observador hace respecto a lo que observa, son abstracciones hechas sobre un fenómeno que queda definido como un todo adaptativo que puede ser capaz de sobrevivir en un medio cambiante. Cada grupo de observadores, sobre la base de distintos “patrones de coherencia” y siguiendo esas directrices, ve las partes y sus interrelaciones, señalando tantos sistemas como observadores hay.

Estas propuestas para ver la realidad se construyen sobre la base de mapas conceptuales y un modo común de ver los fenómenos de gestión y constituyen el enfoque holista. Este sentido holístico que construyen los observadores para ver el mundo de la gestión es el despliegue de un marco referencial o contexto trascendental donde asume como totalidad su existencia el fenómeno que observamos. El principio de coherencia es decisivo en la descripción de un sistema de gestión como sistema, porque permite describir “todos” unidos con otros todos. Al mismo tiempo, estas premisas holísticas permiten desarrollar un pensamiento sistémico que hace aflorar desde un trasfondo de apariencias caóticas una totalidad con sentido.

El observador busca, entonces, construir un metalenguaje con el cual realiza una epistemología de sistema, es decir, una teoría para expresar el conocimiento del mundo organizacional como proceso que busca la sobrevivencia, seguir existiendo.

Como resultado de estas distinciones explicativas de dominios específicos construimos modelos que representan esta visión particular o coherencias que un observador o comunidad de observadores le da a estos fenómenos. Los modelos de gestión son el resultado del dominio de distinción que cada observador posee fruto de su propia historia de interacciones con el medio, el mundo y los demás seres humanos. Cuando las visiones que tenemos nos permite construir modelos como un todo, entonces son modelos sistémicos de gestión. Los modelos buscan explicar las organizaciones entendidas como fenómenos complejos con sobreabundancia de relaciones.

VIABILIDAD DE LOS SISTEMAS

Para que un modelo de gestión sea viable es necesario que este sea capaz de mantener una existencia permanentemente separada, sea capaz de sobrevivir en un medio ambiente específico. Para ello debe tener el atributo de adaptarse a medios ambientes cambiantes, siempre y cuando una situación catastrófica no presione de tal manera con fuertes perturbaciones, que aumente su vulnerabilidad y destruya su cohesión, identidad y capacidad de adaptación. Por el contrario, un sistema de gestión viable no se desintegra cuando es capaz de responder a las perturbaciones y anomalías del medio con cambios estructurales, pero sin que afecten su identidad que le hace pertenecer a una cierta clase. Es decir, un sistema de gestión busca cumplir permanentemente con la condición de mantener su viabilidad.

En resumen, podemos señalar que un modelo de sistema viable de gestión es la creación de una herramienta para el diagnóstico y el diseño de los procesos organizacionales. Esto nos permite asegurar que las visiones que se tengan acerca del futuro se transformarán en una sinergía efectiva que permitirá cumplir con la producción que el sistema se ha comprometido consigo mismo y su medio.

CONSTRUCCIÓN DE LA IDENTIDAD Y LA VISIÓN DEL SISTEMA

La construcción para el sistema viable de una identidad de clase que la constituya como única es fundamental. Esta identidad es un marco referencial en el cual un sistema de gestión se despliega como totalidad, es lo que el sistema “es” o su sentido de coherencia organizacional. La visión juega un papel estratégico en el sistema de gestión, porque es la proyección futura de la identidad, lo que será algún día. La visión crea un puente entre el presente (identidad hoy) con el futuro (lo que será la identidad) y permite caracterizar tanto las estrategias como las principales vías, actividades y quienes las ejecutarán para ponerlo en práctica y llevarnos a ese futuro.

Mantener la identidad de clase de un sistemade gestión no significa que ella no cambia. La identidad también es gradualmente modificada por razones de supervivencia para adaptar al sistema a un mundo que cambia constantemente. Los sistemas viables de gestión, dentro del cambio, siempre buscan fortalecer y cuidar su identidad, de mantenerla y de destacarse a sí mismo. El objetivo principal de la organización de un sistema de gestión es preservar su identidad, sobrevivir a las anomalías del entorno, mantenerse en el cambio. Lo fundamental es mantener la coherencia que le da su identidad, siendo viable el sistema de gestión mientras conserve la identidad definida en el marco de esas coherencias. Tanto la búsqueda permanente de la identidad organizacional como la visión de futuro debe ocurrir recursivamente en todos los niveles estructurales del sistema de gestión.

LOS NUEVOS PARADIGMAS DE ESTRUCTURACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN

Con los nuevos paradigmas se ha producido un cambio de las antiguas estructuras funcionales altamente jerarquizadas a estructuras planas. Estas estructuras planas están basadas en el trabajo en equipos apoyados por servicios que aseguran la efectividad de las operaciones que buscan el bienestar de la organización. Son novedosas estructuras orientadas al proceso facilitado por recursos ampliamente disponibles. Se trata de construir una organización efectiva que encauce variedades de puntos de vista a la acción conjunta a través de metas y propósitos. Esto significa que una organización efectiva implica unidades autónomas dentro de unidades autónomas, de entender la organización como “multisistemas”, que poseen entre ellos variedad de puntos de vistas y que expresan propósitos y acciones diferentes.

La existencia de multisistemas implica la construcción de organizaciones recursivas que suponen la existencia de sistemas de actividad humana compleja y autónoma dentro de otros sistemas de actividad humana también complejas y autónomas. La viabilidad de estos sistemas recursivos obliga a modificar los elementos de la estructura de la organización que inhiben su capacidad de adaptarse a las exigencias de su ambiente. Estas modificaciones se realizan a través de procesos continuos y permanentes de aprendizaje.

MODELANDO LA COMPLEJIDAD ORGANIZACIONAL. LA VARIEDAD RESIDUAL

La cibernética organizacional es el apoyo a los centros de gestión de las organizaciones en sus conversaciones y compromisos, para que a través de la acción, el diseño y la regulación probabilística las organizaciones sean efectivas y logren su viabilidad.
El primer hecho del cual la gestión cibernética debe dar cuenta es de la complejidad organizacional. Esto significa asumir el desbalance de complejidad que existe entre el medio, la organización y la gestión del sistema, y a partir de ello se debe asumir al mismo tiempo una estrategia para manejar la complejidad.

Para medir la complejidad se utiliza el término variedad organizacional que da cuenta del conjunto de estados reconocidos o distinciones que realizan los observadores de la organización respecto de la organización. La variedad es una medida de la complejidad (ley de requisito de variedad) y nos permite que, frente a determinadas variedades perturbadoras, responder con cantidades de variedad equivalente a través de la regulación y el control de los sistemas viables.

El centro de gestión tendrá la opción de mantener los resultados esperados de un sistema en determinados estados deseables, siempre y cuando tenga la capacidad para producir respuestas a todas esas alteraciones que tienden a sacar al sistema y sus resultados de su conjunto objetivo. En buenas cuentas, tanto el controlador y la situación a controlar deben ser de naturaleza equilibrada con el propósito de igualar la variedad o exceso de información de posibles estados no deseados de una situación determinada.

Sin embargo, es posible que se produzca tal variedad o exceso de información en el ambiente que rodea el sistema, que obliga al centro de gestión a realizar esfuerzos especiales para manejar esta variedad llamada residual. Ello se realiza a través de dos instrumentos de gestión para reducir los incrementos de complejidad y lograr nuevamente el equilibrio homeostático del sistema: los amplificadores de gestión como son el aumento de la delegación y el incremento de los compromisos de las personas que constituyen el sistema viable, y al mismo tiempo utilizando mecanismos propios de reducción como información adicional y nuevos procedimientos y sistemas.

La tendencia es que las respuestas de los centros de gestión a las variedades de un sistema viable se orienten al equilibrio. Lo mismo tiende a suceder entre las variedades residuales del medio ambiente y el sistema viable. La búsqueda de estos equilibrios debe conseguirse con el menor daño posible a las personas y a un mínimo costo.

REDUCIENDO LA VARIEDAD (COMPLEJIDAD) A TRAVÉS DE TAREAS COMPLEJAS

Como las organizaciones humanas son entendidas como multisistemas u organizaciones recursivas, existe una variedad perceptual que constituyen estos sistemas de gestión y que da origen a la estructura que posee. Esta variedad perceptual se encuentra en la base del despliegue de las tareas complejas de un multisistema porganizacional y permite procesos de aprendizaje enriquecedores que posibilitan el desarrollo local de la organización.
Este despliegue (reducción de la complejidad aumentando la complejidad) de complejidad de las tareas de gestión de un sistema recursivo obliga a un quehacer que está en función de la implementación del sistema viable, que busca entregar los productos o servicios que la organización ha prometido a su medio ambiente. Las actividades primarias del sistema se despliegan en función de asegurar la identidad organizacional, que siempre se ve alterada por las anomalías con que el propio ambiente amenaza la estabilidad del sistema. Estas actividades primarias son fortalecidas en la búsqueda de su ejecución exitosa a través de actividades de apoyo.

El despliegue (reducción) de la complejidad se implementa a través del diseño de estructuras recursivas. Pero estas nuevas partes deben ser integradas según las coherencias operacionales del sistema establecidas para el todo.

El control entendido como autoregulación y comunicación efectiva debe permitir que las actividades primarias mantengan las variables esenciales del sistema que le permiten la sobrevivencia.

MECANISMOS PARA LA VIABILIDAD

a. Mecanismo de adaptación

El mecanismo de adaptación de los sistemas de gestión es un proceso conversacional que se produce entre los participantes en la organización acerca de la futura sobrevivencia institucional. La adaptación se busca conseguir por medio de la función inteligencia y la función control.

a.1 Función inteligencia

La función inteligencia o inteligencia cibernética busca hacer políticas para crear espacios de conversación para que sea posible obtener y dar cumplimiento a determinados compromisos para la acción. Se trata de crear espacios de futuro y la posibilidad de su materialización, que le permitan a la organización mantenerse en correspondencia con su medio. La inteligencia se refiere a lo externo y después del sistema y la adaptación de la organización a un medio siempre cambiante. Esta anticipación del futuro busca desplegar la complejidad de la organzación a través de abrir todas sus potencialidades inhibidas para enfrentar lo incierto de ese futuro que se expresará a través de un medio que gatillará permanentemente cambios en el sistema.

a.2 Función control

Lo que busca la función control es determinar si se está haciendo todo lo que ha sido definido como el quehacer organizacional de acuerdo a las coherencias operacionales aceptadas por el centro de gestión del sistema viable. La función control vela por lo interno de la organización, y es la encargada de crear la sinergía suficiente entre las actividades primarias del sistema para que la organización cumpla con sus compromisos y mantenga su identidad.

a.3 Función política

La gestión organizacional tanto de la administración pública como privada forma parte de un sistema integral cuya base es un modo de producción asentado en la propiedad privada.

Cualquiera de las formas de gestionar que existen en la sociedad capitalista, el espontáneo o el consciente, están siempre orientados a un fin concreto: la preservación de ese modo de producción, suavizando o solucionando en parte las contradicciones fundamentales de este tipo de sociedad. Como ejemplo vale los enormes planes de salvataje de los sistemas financiero transnacionales aplicados por los gobiernos en la actual crisis que hoy azota al planeta.

La misión del gobierno del Estado y de la gestión pública en los países capitalistas es poner bajo el control del sistema todas las esferas de la vida de la sociedad, manteniendo en equilibrio tanto interno como externo los distintos sistemas y subsistemas, tratando de responder a las perturbaciones que un entorno cada vez más incierto amenaza a las actuales sociedades.

MECANISMO DE MONITOREO-CONTROL

La integración de las tareas primarias definidas para realizar la identidad del sistema viable de gestión, es posible solamente si quienes gestionan tienen requisito de variedad para absorber la complejidad de dichas tareas.

El monitoreo de control se realiza a través de la función de coordinación. La coordinación busca que cuando las diferentes actividades primarias asumen la autonomía en la acción, los intereses de cada operación no produzcan fuertes oscilaciones a la cohesión institucional, la identidad global y sus coherencias operacionales. La función de coordinación debe enfocar al conjunto de las actividades primarias como un todo sinérgico que reduce complejidad desplegándola, pero que al mismo tiempo cuida las coherencias del conjunto del sistema viable.

UNA NUEVA FORMA DE PENSAR

Los profesores Humberto Maturana y Francisco Varela critican el positivismo. En primer lugar cuestionan el pensamiento objetivo que ellos califican de “trascendental”, donde la existencia tiene lugar con independencia del observador, que las cosas existen independientemente de si éste las conoce o las puede conocer a través de la percepción o la razón. Maturana señala que este camino de conocer es ciego y sordo a la participación del observador en la constitución de la explicación de las cosas, fenómenos o sistemas. El sistema –denuncia Maturana-, será explicado en esta visión a partir sólo de él, a partir de un acceso privilegiado del observador al objeto que explica su esencia “tal como es”. Aquí el conocimiento sobre el entorno será independiente de las propias experiencias perceptuales con que el observador experimenta y percibe dicho sistema (1) Ver Maturana, H. La Objetividad, un argumento para obligar.

Cuando él o los observadores estudian distintos sistemas lo hacen, por el contrario según Maturana y Varela, constituyendo ellos mismos el sistema, donde el observador no esta marginado de tal sistema, más aún, generando el fenómeno o sistema a conocer. Esta forma de estudiar sistemas donde el observador participa del sistema es lo que denomina Heinz Von Foerster cibernética de segundo orden. (2). Ver Von Foester, H. Cibernetics of Cibernetics. Biological Computer Laboratory. U, of Illinois, referido por Maturana, H. En La Objetividad, un argumento para obligar.

En segundo lugar denuncian lo que Maturana y Varela dan en llamar el pensar lineal de lógica causal o mirar y pensar ingenieril que implica, según ellos, una mirada local que ve las regularidades de la concatenación de procesos que se interconectan desde la inmediatez de su cercanía, de acuerdo al operar de los elementos con sus características según un fluir de cambios necesarios en un lugar físico determinado. Este pensar lineal sólo ve las relaciones locales y no las relaciones o conectivas sistémicas que condicionan su existencia (3), (Ver Maturana, H. La Objetividad, un argumento para obligar) ve las propiedades particulares de los elementos del objeto, especificando sólo con ello el espacio particular en donde existe.

En tercer lugar, ambos autores denuncian las pretensiones de darle un carácter representacional al conocimiento, Según Maturana y Varela, en cada interacción, es el estado estructural del sistema el que especifica cuáles perturbaciones son posibles y qué cambios gatillan ellas en su dinámica de estados, no especificando o instruyendo el medio cambios en el organismo a través de “representaciones” en las circunstancias de la interacción. Los sistemas vivos no tienen entradas o salidas en el sentido tradicional. Los sistemas u organismos son unidades definidas por sus propias relaciones internas.(4) Ver Maturana, H. y Varela, F.. El Arbol del Conocimiento.

El pensar analógico sistémico opera captando constantemente configuraciones relacionales, pero lo hace como un acto creativo desde las relaciones que construye el observador, no deteniéndose en las relaciones locales. Por el contrario, el pensamiento sistémico es comprensivo porque va más allá de las particularidades circunstanciales, conectando lo local con el contexto general, viendo lo individual con una mirada universal.

El pensar enactivo legitima la inclusión de la vida humana en la naturaleza, y que comprende al ser humano en el marco de las coherencias sistémicas de la biósfera y el cosmos. Al ignorar esta situación, sin embargo, no es el pensamiento sistémico el que prevalece sino el pensar racional causal lineal o ingenieril. Sólo en la perspectiva de que los humanos pertenecemos a una totalidad sistémica en la historia de nuestra existencia (cosmos, biósfera y cultura) es posible comprender que podemos descubrir que los fundamentos del pensamiento lineal son analógicos y no ingenieril o de linealidad causal. El pensar y razonar lineal causal es efectivo, como señalan ambos autores, en la operacionalidad local, pero siempre desde la mirada del pensamiento sistémico.

Lo que Varela plantea en su libro “El Fenómeno de la Vida” (5) (2000) es que el mundo en que vivimos debe ser traído a primer plano con una concepción de la interpretación como la actividad de la puesta en activación del fenómeno que conocemos o pensamiento enactivo. Esto parte de la constatación de que la acción cognitiva más elemental requiere una gran cantidad de conocimiento o coherencias lógicas que nos permita operar en el conocer. Estas coherencias lógicas que nos permiten operar en el conocer de lo local son los continuos procesos de vivir que va dando forma a nuestro mundo. Es una co-determinación (¿dialéctica?) sin fin de lo general y lo local, de lo local y lo general. Es el dimensionamiento creativo del significado sobre la base de la historia. Saber, en definitiva, es evaluar a través de nuestro vivir, en una circularidad creativa.

LOS SISTEMAS COMO INTERACCIONES Y RELACIONES DE ACEPTACIÓN MUTUA

Las interacciones y relaciones que no involucran aceptación mutua entre sistemas vivientes no son relaciones o interacciones sociales. Esto significa que cualquier operación que niega o destruye la condición de vivo de sus componentes, niega los sistemas sociales. En ese sentido, un sistema social humano es definido como tal por la aceptación mutua de sus componentes en su condición de seres humanos.

Los componentes de un sistema social conservan su adaptación recíproca en el dominio de su aceptación mutua, cuando se realizan por sí mismos como sistemas vivientes en su deriva estructural coontogénica, a través de sus coordinaciones de acciones recurrentes.

Los sistemas sociales humanos son redes de conversaciones cambiantes y recurrentes entre ellos que se realizan como seres humanos a través de su participación en la constitución del sistema social que ellos integran. (7) (Maturana, H. “La Objetivadad, un argumento para obligar”).

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