Archivología

Publicado el 20 de Septiembre de 2006

Modernización de los archivos administrativos y acceso a la información pública

Luis Oporto Ordóñez
Historiador, archivero diplomado en España
Director General Biblioteca y Archivo Histórico del H. Congreso Nacional
Docente de la Universidad Mayor de San Andrés (La Paz)

Los municipios del país han solicitado modificar la emblemática Ley 1178, para dinamizar esa administración, al ver la escasa la ejecución presupuestaria que se traduce en un número poco significativo de obras ejecutadas. Como es de conocimiento general la Ley 1178 tiene 8 subsistemas de administración y control gubernamentales, sobre el que se levanta la estructura administrativa del actual modelo. Tal su importancia que las distintas administraciones deben ajustarse a dicho sistema. Los gobiernos pasan, el sistema queda. Actualmente parte formal del sistema está en cuestión, sobre todo para agilizar procesos de contratación. En otras palabras, hacerla más flexible.

El espíritu de la Ley 1178 se observa en el actual DS 28631, Reglamentario a la Ley de Organización del Poder Ejecutivo, que señala como principios fundamentales de cumplimiento obligatorio, para la Administración del Estado, el de dignidad y soberanía, participación social, planificación, honestidad, transparencia, eficiencia, austeridad, jerarquía y coordinación. Desde nuestro punto de vista, los principios de planificación, transparencia y eficiencia, están íntimamente ligados a la gestión documental y la organización de los archivos administrativos, sin los cuales estos postulados no podrían cumplirse de manera efectiva y positiva, pues la visión de país y la planificación del desarrollo integral, así como la eficiencia, se basan esencialmente en el uso oportuno e inmediato de información oficial confiable y oportuna, que resulta esencial y crucial para la toma de decisiones.

El Supremo Gobierno señala que el Estado democrática debe caracterizarse por la transparencia de sus actos y en el uso de los recurso económicos del Estado por parte de los servidores públicos. Para ello promueve el acceso a la información, como base fundamental del control social que hoy impera. Mas, la toma de decisiones se basa dramáticamente en el acceso oportuno a la información oficial, sin el cual, la transparencia no tendría sentido, sobre todo si consideramos la voluntad oficial de terminar con el secretismo del Estado.

Es incuestionable, entonces, garantizar el acceso a la información pública. Este extremo está contemplado en las Leyes 1178 (Control y Administración Gubernamentales) y 2341 (Procedimiento Administrativo), sobre la base del interés legítimo, por cierto. La abstracción denominada como “acceso a la información pública” no es otra cosa que el uso y acceso efectivo a los registros y los archivos públicos, es decir el resultado tangible y físico por una parte, y virtual o electrónico por otra (véase el SIDUNEA o el SIGMA).

Lamentablemente la Ley 1178 ha ignorado la importancia de los archivos de oficina, y la ley 23241 se ha ocupado solamente del procedimiento administrativo. Nada tenemos, entonces, para garantizar el cumplimiento de aquellos principios que mencionamos, y mas aún, el acceso real a la información no puede concretizarse porque simple y llanamente, tanto la gestión documental como la organización de los archivos administrativos, han quedado al margen de estas disposiciones. El DS 23934 que implanta el Reglamento Común de Procedimientos y establece la obligación de instalar bibliotecas y archivos en los ministerios del poder ejecutivo; y el DS 25046 que crea el Repositorio Intermedio del Poder Ejecutivo, son insuficientes para garantizar tres aspectos fundamentales: a) el acceso oportuno e inmediato a la información oficial, b) la garantía de conservar las documentaciones administrativas para fines de control posterior, y c) la garantía para conservar las documentaciones inactivas, consideradas primero como memoria institucional y en segundo lugar como patrimonio documental de la Nación.

¿Cuál la consecuencia inmediata y directa de esta tremenda omisión o vacío jurídico?

a) El caos en la gestión documental.

b) La discrecionalidad en la clasificación y el orden natural de las series documentales.

c) La informalidad en la organización de los archivos de oficina.

Las consecuencias ulteriores, son gravísimas pues afectan a la organización de los archivos centrales y otros resultantes del ciclo vital de las documentaciones (vg. archivos intermedios y archivos históricos) y tienen como lamentable corolario la destrucción de documentación inactiva, signo de desprecio de la memoria social y por ende de la memoria de la humanidad (No está demás anunciar que la destrucción de documentos públicos se sanciona penalmente, con reclusión de hasta 8 años).

Ergo, la falta de archivos organizados impedirá la toma de decisiones sobre una base documental fiable, y por lo mismo, impedirá el acceso de la ciudadanía a los registros y archivos públicos, favorecerá la corrupción, la exclusión social, la discriminación étnica, y se constituirá en el mecanismo del secretismo que impera aún en el Estado.

Se debe garantizar la toma de decisiones de la Administración del Estado, en base a los recursos documentales que subyacen en archivos de oficina organizados según normas de la ciencia archivística. Y, de esa manera, se garantizara el acceso a la información pública, sobre la base de archivos centrales, intermedios e históricos, organizados.

La conclusión es que, en la hora presente, la modificación de la Ley 1178, no sólo debe ser formal, sino estructural, incorporando en la reforma un noveno subsistema: el de Administración Documentaria. De esa manera se garantizará lo que el Estado desea ansiosamente: sacralizar el derecho ciudadano de acceso a la información pública. En esa modificación deberá contemplarse, con propiedad, la gestión documental o administración documentaria y la organización normalizada y homogénea del Archivo de Gestión (llamado también Archivo de Oficina).

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