Archivística

Publicado el 1 de Octubre de 2006

¿Dónde comienzan las funciones del Archivista?

Jorge A. Montoya G.
Archivista. Técnico en microfilmación y calidad
Director de la Fundación Archiblios

En Colombia, y muy posiblemente en todos los países de habla hispana, los archivos están guiados por directrices administrativas similares, es decir, los archivos están dentro de lo orgánico funcional, dependiendo del área administrativa (departamento o división) de Servicios Generales o de quien desempeña las funciones de adquisición de los recursos para las oficinas (papelería, escobas, entre otros), como quien dice, los archivos se hacen sus semejantes, esto es lo que los archivistas deben administrar, manejar, tecnificar y controlar; como conclusión a esto diremos:

1º, ¿será que la empresa son los bienes muebles e inmuebles, más los empleados?, 2º, ¿si los documentos no existieran, quien legitima a la empresa?, 3º, ¿si los documentos no existieran, sobre que fundamentos se toman decisiones?, 4º, ¿sin documentos, habría alguien interesado en invertir o comprar la empresa?.

A los anteriores problemas cabe agregar las funciones operativas que se asignan a los archivistas, en especial a los que desempeñan la función directiva o de jefe; por lo regular estas funciones obedecen a dos cargos: el manejo de la correspondencia y el archivo, dos cosas diferentes que dan el nombre al área administrativa (archivo y correspondencia o bien, correspondencia y archivo). Si se miran los manuales de funciones del puesto de trabajo (existen funciones del área y funciones del puesto de trabajo), nos encontramos con que el archivista solo tiene su campo de acción de puertas para adentro, y no tienen funciones que los liguen con la gestión administrativa empresarial, con esta situación, ¿como quiere una administración competente que sus custodios (los archivistas custodian a diario la espalda de la empresa y los funcionarios) ayuden a mejora la administración documental y dar valor agregado a la calidad administrativa de su gestión y de sus productos?. Esta problemática puede ser mas grave en las entidades del estado, pues sobrepasar las funciones puede convertirse en delito.

Considero, que ante este panorama, los archivistas deben ser osados pero respetuosos de si mismos y con sus empresas, y emprender proyectos empresariales que los lleven a tomar posesión de las verdaderas funciones que deben tener, además, de colocar al archivo en el lugar orgánico funcional que le corresponde. Con respecto a las funciones, considero que la función del archivista se debe centrar en la administración documental, más que en el archivo, ya que la primera es una expresión más amplia, la cual abarca desde la gestación del documento (documentando procedimientos), hasta completar con las tareas archivística.

Con los planteamientos expuestos, creo que se abre un gran panorama que tenemos que dilucidar entre todos, 1º, los documentos de archivo o los producidos por una gestión no son los únicos documentos de una empresa que se deben administrar, esto lo ha entendido muy bien una empresa en Colombia, en especial quien a liderado todo un cambio y posicionamiento de la gestión documental en Las Empresas Publicas de Medellín – EEPP Medellín – la Dra. María Teresa Palacios; los cambios fueron trascendentes: de ser el archivo un área dependiente del Departamento de Servicios Generales, paso a ser el “DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS”, dependiente de la Secretaria General. Este Departamento administra e interviene en todos y cada uno de los procesos documentales de la institución, incluidos los relacionados con la generación de documentos electrónicos, administra los archivos satélites, archivos técnicos, el archivo central, biblioteca y centro de información, además, interviene en los comité de compras que tienen que ver con los elementos destinados a generar documentos; a esto se le llama gestión de documentos, o mejor gerencia de la documentación; en Colombia se le llama gestión documental a todo las operaciones archivística - ¿será esta última definición cierta?. Las EEPP, son una empresa reconocida internacionalmente por su alto grado de eficiencia, eficacia y alto grado de productividad, seguramente la administración de los documentos hacen un gran aporte a la eficacia de la entidad (calidad – productividad).

Respetados archivistas y colegas, tenemos necesidades conjuntas como las expuestas, pero también debemos cambiar paradigmas, para ello, debemos expresar públicamente y por escrito (lo que no esta escrito no existe, así, alguien diga que el lo dijo) nuestras experiencias, solo con ellas podemos concretar las necesidades propias de cada país o región de este, que definan unos sistemas reales y propios de la administración documental, sin copiar los existentes en otros, no es malo copiar, pero en la administración documental, los sistemas documentales debes ser congruentes con las realidades y necesidades de la empresa.

Para terminar, quiero dejar la siguiente inquietud: Canalizar a través de la FUNDACIÓN CIENCIAS DE LA DOCUMENTACIÓN, todos los aportes sobre cuales deben ser las funciones que debe cumplir el área de “Administración de Documentos” y cuales los archivistas que dirigirán estas dependencias; la solicitud esta encaminada a los siguientes propósitos:

- Posesionar los archivos y dar estatus a los mismos.

- Crear una política universal sobre las funciones del archivista.

- Dar estatus y reconocimiento al archivista.

- Poder definir de manera más clara cuales son las necesidades académicas reales que el archivista requiere para desempeñar sus funciones, (esto ayuda a que la academia pueda definir de manera más clara las áreas del conocimiento que se requiere impartir en los estamentos educativos de las ciencias de la documentación, la archivística y la informática.

- Poder definir lineamientos de investigación en los campos que nos atañen, como son lo concerniente a la manera como se documentan procedimientos (o funciones , en el caso de las entidades del estado), la calidad documental, tanto en la gestión de las instituciones como en los archivos, como generar mayor aprovechamiento de la información en el desarrollo de los pueblos, como crear propuestas para la reducción de los costos de producción, administración, manejo, control y difusión de documentos e información.

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